PLAN DE CONTINGENCIA


Son los procedimientos específicos establecidos de coordinación de alerta de movilización y respuesta ante la ocurrencia de un evento particular para cual se tienen escenarios establecidos

Emergencia puede ser :
· Natural
· Tecnológica

Factores a tener cuenta en el diseño de plan de contingencia


· Densidad de ocupación de la edificación

· Es saber reconocer las alertas en c aso de emergencia, en cuanto a la parte física y las señales existentes con el fin de agotar cualquier circunstancia que se pueda presentar

· Características de los ocupantes conocer quienes forman parte de la organización

· Existencia de personas ajenas conocer las diferentes instalaciones y tener personal encargado famalericiacion con entradas y salidas zonas de evacuación

· Condiciones de iluminación

Conceptos


Accidente: se define como accidente cualquier suceso que provocado por una acción y repentina ocasionada por un agente externo involuntario de lugar a una lesión corporal.

Desastre: es un hecho natural o provocado por el hombre que afecta negativamente a la vida, al sustento industrias desembocando con frecuencia en cambios permanentes en las sociedades humanas ecosistemas y medio ambiente .

Conato de emergencia : situación de emergencia neutralizada

Plan de evacuacion: instrumento en el que se contempla las vias y slidas de evacuacion que permiten un desalojo rapido de las instalaciones en caso de peligro o emergencia

Plan de emergencia: define la secuencia de acciones a desarrollar para el control inicial de las emergencias que pueden producirse.
Emergencia parcial: accidente que para ser dominado requiere la actuacion de equipos especiales de un sector. sus efectos son limitados y no afectan a terceros
Riesgo: daño potencial que puede surgir por un proceso presente o un suceso futuro en cualquier area y de cualquier ambito laboral.
Accion correctiva: accion tomada para eliminar las causas de no conformidades defectos u otras situaciones indeseables para prevenir su ocurrencia.
Accion preventiva: conjunto de actividades o medidas adaptadas en todas las fases de actividad de la empresa con el fin de disminuir riesgos derivados del trabajo.

jueves, 17 de julio de 2008

PLAN OPERATIVO

Es un documento oficial en el que los responsables de una organización enumeran los objetivos y las directrices que deben marcar el corto plazo. Por ello, un plan operativo se establece generalmente con una duración efectiva de un año, lo que hace que también sea conocido como plan operativo anual o POA.

El plan operativo es la culminación del detalle de un plan estratégico, debe adaptar los objetivos generales de la compañía a cada departamento, es un documento formal en el que se enumeran, por parte de los responsables de una entidad facturadora (compañía, departamento, sucursal u oficina) los objetivos a conseguir durante el presente ejercicio y traducir la estrategia global de la misma en el día a día de sus trabajadores.

Elementos

Objetivos: se especifica la finalidad y el alcance que se le pretende dar al plan operativo
Acciones estratégicas: corresponden a una descripción breve de las actividades que se realizaran para la consecución oportuna de los objetivos anteriormente establecidos

Indicadores: funcionan como controladores de las actividades. Permiten evaluar los avances de estas y hacerles el respectivo seguimiento.
Metas: corresponden al conjunto de logros que sirven de soporte a los objetivos
Resultados esperados: se debe tener claro el resultado que se espera con cada uno de los factores anteriormente expuestos para tener un punto de comparación. Estos resultados deben ser consecuentes con el alcance de nuestro plan.

Utilidades

· Una de las utilidades fundamentales de establecer un plan operativo radica en que es posible, mediante las herramientas de inteligencia de negocio adecuadas, realizar un seguimiento exhaustivo del mismo, con el fin de evitar desviaciones en los objetivos. En este sentido, las principales herramientas software que ayudan a monitorizar un plan estratégico u operativo son el Cuadro de mando integral, los Sistemas de información ejecutiva, y los Sistemas de Soporte a la Decisión.

· Su especificación sirve para concretar, además de los objetivos a conseguir cada año, la manera de alcanzarlos que debe seguir cada entidad (departamento, sucursal, oficina...).

· Permite conocer el rendimiento en cada una de las áreas de la organización e implementar las debidas medidas correctivas de manera pertinente en caso de necesitarlas.

AMBIENTE DE TRABAJO

El ambiente de trabajo son las condiciones que rodean y que se deben garantizar al empleado en el cumplimiento de sus funciones.


Factores que Determinan el Ambiente de Trabajo:

· Ruido.
· Buena iluminación.
· Frió o calor.
· Carga y fatiga.

El Compromiso Organizacional se Centra en 3 Actitudes:

· Compromiso en el trabajo.
· Satisfacción laboral.
· Compromiso organizacional
Ambiente Labora en la Empresa Moderna

Fomentar una filosofía de aprendizaje que impulse al personal en el crecimiento profesional.

· comunicación honesta.
· mantener acuerdos.
· fomentar y apoyar los retos de trabajo.
· crear un ambiente propicio de aprendizaje.
· desechar lo que no sirve.
· reconocer los logros
Aspectos a Verificar en el Lugar de Trabajo:

· iluminación adecuada.
· colores de las paredes.
· decoración.
· medidas de seguridad.
· sistema de sonido.
· música agradable.
· equipos y herramientas adecuadas.
· gimnasia laboral.
Comunicacion:

El lenguaje y la forma de comunicación revelan claramente cómo es el la organización, que estilo de liderazgo opera y la manera en que se manejan las relaciones interpersonales.
Aspectos Importantes en el Desarrollo de una Buena o Mala Comunicacion Organizacional:

· el principal problema es el miedo.
· crear un clima de confianza y seguridad.
· transparencia informativa.
· evitar el uso de palabras desagradables.
· crear frases motivacionales.
· crear hábitos positivos en la forma de saludar.
· aprender a escuchar.
· aprender a pedir disculpas.

Como Mejorar el Ambiente Laboral

1. realizar una junta directiva para analizar los planes de la empresa, fortalezas y debilidades.
2. establecer una lista de habilidades de parte del personal.
3. estudiar a fondo dichas necesidades y elaborar un plan de capacitación.
4. solicitar ayuda a capacitadores externos.
5. permitir y apoyar la experimentación del conocimiento.
6. diseñar un sistema de evaluación.
7. motivar al personal a innovar, inventar o adaptar lo existente a nuevas ideas.
8. mida los logros, celebre sus avances, estimule la creatividad.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


Los Manuales Administrativos son medios valiosos para la comunicación, y sirven pararegistrar y transmitir la información, respecto a la organización y al funcionamiento de la Dependencia; es decir, entenderemos por manual, el documento que contiene, en formaordenada y sistemática, la información y/o las instrucciones sobre historia, organización,política y/o procedimientos de una institución, que se consideren necesarios para la mejorejecución del trabajo.

Por otra parte, entenderemos por procedimiento la sucesión cronológica o secuencial deactividades concatenadas, que precisan de manera sistemática la forma de realizar unafunción o un aspecto de ella.

Aspectos:

1. Delimitación del procedimiento: cual es el procedimiento, donde inicia y donde termina.

2. Recolección de la información: técnicas para recolectar la información tales como entrevista, investigación o documentación.

3. Análisis de la información y diseño del procedimiento: que se hace, quien lo hace, como se hace, cuando se hace y donde se hace.

4. Análisis del procedimiento: proceso del manual: eliminar, combinar, cambiar, mejorar o mantener.

Elementos del Manual de Procedimientos:

1. Identificación: logotipo, nombre del área, sigla de la unidad administrativa, titulo del manual de procedimiento y fecha de elaboración y actualización.
2. Índice: tabla de contenido.

3. Introducción: descripción del procedimiento.
4. Objetivo: completo, claro y se debe especificar que se hace y para que se hace.
5. Desarrollo del procedimiento: procedimiento, alcance, responsabilidades y glosarios.


El “Manual de Procedimientos” es, por tanto, un instrumento de apoyo administrativo, queagrupa procedimientos precisos con un objetivo común, que describe en su secuencia lógicalas distintas actividades de que se compone cada uno de los procedimientos que lo integran,señalando generalmente quién, cómo, dónde, cuándo y para qué han de realizarse.

Es conveniente que los manuales de procedimientos sean elaborados con la participación de las unidades administrativas que tienen la responsabilidad de realizar las actividades y queademás cuenten previamente con su manual de organización actualizado conforme al reglamento interior
Terminado el manual de procedimientos, deberá contarse el número de páginas que lo integran, incluyendo descripciones, formas, guías de llenado y la información documentalnecesaria, y numerar cada página.

MANUAL DE FUNCIONES

Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el período, los problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes como los manuales deberán ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión.

Usos del Manual de Funciones:


Herramienta técnica y procedimental necesaria para la administración del talento humano vinculado a cada uno de los cargos por grupos ocupacionales.
Contiene en forma ordenada y sistemática información sobre los aspectos organizacionales necesarios para la ejecución del trabajo, se establecen las funciones y requisitos del cargo que conforman la planta global del personal.

Objetivos:

* Cumplimiento de los preceptos institucionales, legales y reglamentarios sobre la necesidad de establecer funciones para los cargos que desempeñen las personas.

* Establecer de manera clara la razón de ser de cada empleo y determina sus funciones, responsabilidades requisitos y capacitación.

* Servir de insumo para la selección del personal en la entidad.

*El propósito fundamental del Manual de Organización y Funciones es servir como instrumento de guía y control al personal, para el mejor cumplimiento de las acciones específicas de las diversas áreas de trabajo y definir las responsabilidades del personal.

*El Manual de Organización y Funciones determina las funciones específicas, responsabilidades, autoridad y requisitos mínimos de los cargos dentro de la estructura orgánica de cada dependencia de la Municipalidad Distrital de El Tambo.

*El Manual de Organización y Funciones facilita el proceso de inducción de personal nuevo y el de adiestramiento y orientación del personal en servicio permitiéndoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del cargo a que han sido asignados.

PLANEACION POR ESCENARIOS

Uno de los retos más importantes de la administración en el final de siglo es la necesidad de trabajar en el presente y en el futuro de las empresas, al mismo tiempo.


Y trabajar con el futuro supone trabajar con dificultades. Al fin y al cabo el futuro no es lo que era antes. Ahora el futuro es cambiante, sorpresivo, turbulento, caprichoso. Existe un componente que hace aún más difícil la previsión del futuro: la incertidumbre.

Definicion de Escenario:
Es la escena o contexto que precisa las condiciones fuera de nuestro control en que es posible que se desarrolle mi plan. Describe los posibles resultados de mi acción si ello ocurre. El actor sólo puede elegir su plan y, cuando más, tienes alguna influencia sobre las condiciones del contexto en que se desarrollará.
En caso extremo, puede no tener influencia alguna sobre el contexto.

La Planeación de Escenarios en una metodología con rigor para imaginar y estudiar los futuros posibles de una empresa. Los escenarios son descripciones hipotéticas de lo que podría ser el futuro de la empresa.

Proceso de Planeacion por Escenarios

1. Desarrollar una comprensión común. Todos los integrantes del equipo deben comprender la metodología y su utilidad.
2. Definir el alcance: decida que mercados, grupos de clientes, tecnologías y tipos de competidores serán incluidos en el marco de tiempo que se explorará. Usted deberá explorar asuntos relacionados con la tecnología y los cambios que ésta está provocando; la facilidad con la que los competidores pueden irrumpir en nuestros mercados; la agresividad de los competidores actuales y previsibles; la salud financiera actual y futura de la empresa.

3. Identificar las principales tendencias: comience por elaborar una lista de tendencia que ya están actuando en la industria y que tienen el potencial de volcar el estatus quo. Estas pueden ser políticas, económicas, sociales, tecnológicas, legales, o propias de la industria.

4. Identificar las incertidumbres claves: Algunos eventos y resultados no se pueden predecir. Puede aparecer una tecnología nueva e inesperada; un gran cambio político puede traer como consecuencia la aprobación de una ley completamente inesperada; puede ocurrir un desastre natural, hay que hacer una lista de los eventos inciertos y sus consecuencias.
5. Un escenario es una historia que describe en detalle una manera en que puede desarrollarse el futuro. El propósito principal de la primera "ronda" de escenarios no es producir unos escenarios que predigan acertadamente el futuro, si no más bien alcanzar una comprensión más profunda de las fuerzas que actúan en su sector.Un escenario podría enfocarse en una continuación sin sorpresas del presente; otro podría incluir todos los peores eventos que podrían ocurrir; y un tercero podría imaginar un futuro en que todo resultara de maravilla.

6. Iniciar el aprendizaje Institucional, muestre la primera ronda de escenarios al mayor numero de personas. Investigue con sus colaboradores como podrían responder a cada uno de estos posibles mundos. Al considerar estos escenarios, los gerentes se verán obligados a cuestionarse sus propio modelo de la realidad, y a cambiarlo si fueran necesarios.

7. Construir los escenarios finales; después de escuchar los punto de vista de los demás se debe crear el conjunto final de escenarios para ser usados por los ejecutivos en su toma de decisiones. Los equipos deben considerar los retos estratégicos que presenta cada escenario e identificar las competencias centrales que se necesitarán para triunfar en este mundo.

8. Tomar una decisión; después de que se presenten los escenarios finales se debe decidir un curso de acción. La empresa puede ya sea apostar al futuro a un escenario o permanecer lo suficientemente flexible para aprovechar múltiples escenarios.

PLANEACION

La planeación es una herramienta fundamental que la organizaciones implementan para tener claro sus objetivos y metas propuestas e igualmente para que cada uno de sus miembros este apropiado de la razón de ser y de la visión que esta plantea para poder obtener los resultados esperados.


La Importancia de la Planeación

Sin planes, los administradores no pueden saber cómo organizar a la gente y los recursos. Sin un plan los administradores y sus seguidores tienen muy pocas probabilidades de lograr sus metas o de saber cuándo y dónde se están desviando de su camino.

El control se convierte en un ejercicio útil. Con frecuencia, los planes erróneos afectan la salud de toda la organización.

La Importancia de las Metas

Para que nuestra vision y mision institucional se hagan realidad, necesitamos establecer metas específicas, medibles y con fechas realistamente alcanzables. Las metas son importantes por lo menos por cuatro razones.

1 Las metas proporcionan un sentido de dirección
2 Las metas permiten enfocar nuestros esfuerzos
3 Las metas guían nuestros planes y decisiones
4 Las metas nos ayudan a evaluar nuestro progreso
Una meta claramente establecida, medible y con una fecha específica fácilmente se convierte en un estándar de desempeño que permite a los individuos, al igual que a los administradores, evaluar sus progresos, asegura que la acción que se emprende corresponda a las metas y planes creados para alcanzarlas.

Etapas de la planeación

Propósitos: Proporcionan pautas para el diseño de un plan estratégico, se expresan genéricamente y se determinan en función reservada a los altos funcionarios de la empresa, no indican limitante de duración a futuro.
Premisas: Son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso en que va a desarrollarse el plan.
Estrategia: Curso de acción general o alternativa que muestra la dirección y empleo general de recursos y esfuerzos para lograr objetivos en condiciones ventajosas.
Políticas: Guía para orientar la acción; criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones.
Programas: Esquema donde se establecen la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución
Procedimientos: Establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.
Objetivos: Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.
Presupuesto: Plan de fases de actividad de la empresa en términos económicos, junto con la comprobación subsecuente de realización de dicho plan.

Proceso de Planeacion

1. Evaluación de los factores internos y externos.
2. Establecimiento de objetivos.
3. Consideración de la previsión para planificar
4. Identificación de alternativas (cursos de acción)
5. Evaluar las opciones en razón de los objetivos buscados.
6. Selección de una alternativa
7. Formulación de planes de apoyo
8. Determinar y cuantificar los planes los programas a desarrollar
9. Expresar los planes en términos numéricos

Principios de la Planeacion

1.Precisión: permite hacer la mayor precisión con el fin de alcanzar los objetivos propuestos de la organización.
2.Flexibilidad: permite a las organizaciones adaptarse a los constantes cambios de la misma.
3.Unidad: los procesos deben ir de la mano; integrados de manera que se constituya un solo plan.
TIPOS DE PLANEACION
La Planeación Estratégica:
Es comprensiva, a largo plazo y relativamente general. Los planes estratégicos se centran en temas amplios y duraderos que aseguran la efectividad de la empresa y su supervivencia durante muchos años.
El plan estratégico establece típicamente la finalidad de la organización y puede describir un conjunto de metas y objetivos para llevar adelante a la empresa hacia el futuro.
La planificación táctica:
Se ubica en el enlace que puede establecerse entre los procesos
De la planificación estratégica y de la planificación operativa. Es más limitada, específica . La táctica se refiere más a asuntos relativos a la
eficiencia que a la eficacia.

Consiste en formular planes a corto plazo que pongan de relieve las operaciones actuales de las diversas partes de la organización.
El corto plazo se define como un período que se extiende sólo a un año o menos hacia el futuro.

Los administradores usan la planeación táctica para describir lo que las diversas partes de la organización deben hacer para que la empresa tenga éxito en algún momento dentro de un año o manos hacia el futuro.
Planeación Operativa
Los objetivos, premisas y estrategias de una empresa determinan la búsqueda y la selección del producto o servicio. Después de seleccionar el producto final se determinan las especificaciones y se considera la posibilidad tecnológica de producirlo. El diseño de un sistema de operaciones requiere de decisiones relacionadas con la ubicación de las instalaciones, el proceso a utilizar, la cantidad a producir y la calidad del producto.

Los sistemas de administración de las operaciones muestran los insumos, el proceso de transformación, los productos y el sistema de retroalimentación.

Se rige de acuerdo a los lineamientos establecidos por la planeación táctica y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más detalladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa, por lo general, determinan las actividades que debe de desarrollar el elemento humano, los planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de actividad.

 
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