Los Manuales Administrativos son medios valiosos para la comunicación, y sirven pararegistrar y transmitir la información, respecto a la organización y al funcionamiento de la Dependencia; es decir, entenderemos por manual, el documento que contiene, en formaordenada y sistemática, la información y/o las instrucciones sobre historia, organización,política y/o procedimientos de una institución, que se consideren necesarios para la mejorejecución del trabajo.
Por otra parte, entenderemos por procedimiento la sucesión cronológica o secuencial deactividades concatenadas, que precisan de manera sistemática la forma de realizar unafunción o un aspecto de ella.
Aspectos:
Aspectos:
1. Delimitación del procedimiento: cual es el procedimiento, donde inicia y donde termina.
2. Recolección de la información: técnicas para recolectar la información tales como entrevista, investigación o documentación.
3. Análisis de la información y diseño del procedimiento: que se hace, quien lo hace, como se hace, cuando se hace y donde se hace.
4. Análisis del procedimiento: proceso del manual: eliminar, combinar, cambiar, mejorar o mantener.
Elementos del Manual de Procedimientos:
1. Identificación: logotipo, nombre del área, sigla de la unidad administrativa, titulo del manual de procedimiento y fecha de elaboración y actualización.
2. Índice: tabla de contenido.
3. Introducción: descripción del procedimiento.
4. Objetivo: completo, claro y se debe especificar que se hace y para que se hace.
5. Desarrollo del procedimiento: procedimiento, alcance, responsabilidades y glosarios.
El “Manual de Procedimientos” es, por tanto, un instrumento de apoyo administrativo, queagrupa procedimientos precisos con un objetivo común, que describe en su secuencia lógicalas distintas actividades de que se compone cada uno de los procedimientos que lo integran,señalando generalmente quién, cómo, dónde, cuándo y para qué han de realizarse.
Es conveniente que los manuales de procedimientos sean elaborados con la participación de las unidades administrativas que tienen la responsabilidad de realizar las actividades y queademás cuenten previamente con su manual de organización actualizado conforme al reglamento interior
Es conveniente que los manuales de procedimientos sean elaborados con la participación de las unidades administrativas que tienen la responsabilidad de realizar las actividades y queademás cuenten previamente con su manual de organización actualizado conforme al reglamento interior
Terminado el manual de procedimientos, deberá contarse el número de páginas que lo integran, incluyendo descripciones, formas, guías de llenado y la información documentalnecesaria, y numerar cada página.
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