PLAN DE CONTINGENCIA


Son los procedimientos específicos establecidos de coordinación de alerta de movilización y respuesta ante la ocurrencia de un evento particular para cual se tienen escenarios establecidos

Emergencia puede ser :
· Natural
· Tecnológica

Factores a tener cuenta en el diseño de plan de contingencia


· Densidad de ocupación de la edificación

· Es saber reconocer las alertas en c aso de emergencia, en cuanto a la parte física y las señales existentes con el fin de agotar cualquier circunstancia que se pueda presentar

· Características de los ocupantes conocer quienes forman parte de la organización

· Existencia de personas ajenas conocer las diferentes instalaciones y tener personal encargado famalericiacion con entradas y salidas zonas de evacuación

· Condiciones de iluminación

Conceptos


Accidente: se define como accidente cualquier suceso que provocado por una acción y repentina ocasionada por un agente externo involuntario de lugar a una lesión corporal.

Desastre: es un hecho natural o provocado por el hombre que afecta negativamente a la vida, al sustento industrias desembocando con frecuencia en cambios permanentes en las sociedades humanas ecosistemas y medio ambiente .

Conato de emergencia : situación de emergencia neutralizada

Plan de evacuacion: instrumento en el que se contempla las vias y slidas de evacuacion que permiten un desalojo rapido de las instalaciones en caso de peligro o emergencia

Plan de emergencia: define la secuencia de acciones a desarrollar para el control inicial de las emergencias que pueden producirse.
Emergencia parcial: accidente que para ser dominado requiere la actuacion de equipos especiales de un sector. sus efectos son limitados y no afectan a terceros
Riesgo: daño potencial que puede surgir por un proceso presente o un suceso futuro en cualquier area y de cualquier ambito laboral.
Accion correctiva: accion tomada para eliminar las causas de no conformidades defectos u otras situaciones indeseables para prevenir su ocurrencia.
Accion preventiva: conjunto de actividades o medidas adaptadas en todas las fases de actividad de la empresa con el fin de disminuir riesgos derivados del trabajo.

jueves, 17 de julio de 2008

PLAN OPERATIVO

Es un documento oficial en el que los responsables de una organización enumeran los objetivos y las directrices que deben marcar el corto plazo. Por ello, un plan operativo se establece generalmente con una duración efectiva de un año, lo que hace que también sea conocido como plan operativo anual o POA.

El plan operativo es la culminación del detalle de un plan estratégico, debe adaptar los objetivos generales de la compañía a cada departamento, es un documento formal en el que se enumeran, por parte de los responsables de una entidad facturadora (compañía, departamento, sucursal u oficina) los objetivos a conseguir durante el presente ejercicio y traducir la estrategia global de la misma en el día a día de sus trabajadores.

Elementos

Objetivos: se especifica la finalidad y el alcance que se le pretende dar al plan operativo
Acciones estratégicas: corresponden a una descripción breve de las actividades que se realizaran para la consecución oportuna de los objetivos anteriormente establecidos

Indicadores: funcionan como controladores de las actividades. Permiten evaluar los avances de estas y hacerles el respectivo seguimiento.
Metas: corresponden al conjunto de logros que sirven de soporte a los objetivos
Resultados esperados: se debe tener claro el resultado que se espera con cada uno de los factores anteriormente expuestos para tener un punto de comparación. Estos resultados deben ser consecuentes con el alcance de nuestro plan.

Utilidades

· Una de las utilidades fundamentales de establecer un plan operativo radica en que es posible, mediante las herramientas de inteligencia de negocio adecuadas, realizar un seguimiento exhaustivo del mismo, con el fin de evitar desviaciones en los objetivos. En este sentido, las principales herramientas software que ayudan a monitorizar un plan estratégico u operativo son el Cuadro de mando integral, los Sistemas de información ejecutiva, y los Sistemas de Soporte a la Decisión.

· Su especificación sirve para concretar, además de los objetivos a conseguir cada año, la manera de alcanzarlos que debe seguir cada entidad (departamento, sucursal, oficina...).

· Permite conocer el rendimiento en cada una de las áreas de la organización e implementar las debidas medidas correctivas de manera pertinente en caso de necesitarlas.

AMBIENTE DE TRABAJO

El ambiente de trabajo son las condiciones que rodean y que se deben garantizar al empleado en el cumplimiento de sus funciones.


Factores que Determinan el Ambiente de Trabajo:

· Ruido.
· Buena iluminación.
· Frió o calor.
· Carga y fatiga.

El Compromiso Organizacional se Centra en 3 Actitudes:

· Compromiso en el trabajo.
· Satisfacción laboral.
· Compromiso organizacional
Ambiente Labora en la Empresa Moderna

Fomentar una filosofía de aprendizaje que impulse al personal en el crecimiento profesional.

· comunicación honesta.
· mantener acuerdos.
· fomentar y apoyar los retos de trabajo.
· crear un ambiente propicio de aprendizaje.
· desechar lo que no sirve.
· reconocer los logros
Aspectos a Verificar en el Lugar de Trabajo:

· iluminación adecuada.
· colores de las paredes.
· decoración.
· medidas de seguridad.
· sistema de sonido.
· música agradable.
· equipos y herramientas adecuadas.
· gimnasia laboral.
Comunicacion:

El lenguaje y la forma de comunicación revelan claramente cómo es el la organización, que estilo de liderazgo opera y la manera en que se manejan las relaciones interpersonales.
Aspectos Importantes en el Desarrollo de una Buena o Mala Comunicacion Organizacional:

· el principal problema es el miedo.
· crear un clima de confianza y seguridad.
· transparencia informativa.
· evitar el uso de palabras desagradables.
· crear frases motivacionales.
· crear hábitos positivos en la forma de saludar.
· aprender a escuchar.
· aprender a pedir disculpas.

Como Mejorar el Ambiente Laboral

1. realizar una junta directiva para analizar los planes de la empresa, fortalezas y debilidades.
2. establecer una lista de habilidades de parte del personal.
3. estudiar a fondo dichas necesidades y elaborar un plan de capacitación.
4. solicitar ayuda a capacitadores externos.
5. permitir y apoyar la experimentación del conocimiento.
6. diseñar un sistema de evaluación.
7. motivar al personal a innovar, inventar o adaptar lo existente a nuevas ideas.
8. mida los logros, celebre sus avances, estimule la creatividad.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


Los Manuales Administrativos son medios valiosos para la comunicación, y sirven pararegistrar y transmitir la información, respecto a la organización y al funcionamiento de la Dependencia; es decir, entenderemos por manual, el documento que contiene, en formaordenada y sistemática, la información y/o las instrucciones sobre historia, organización,política y/o procedimientos de una institución, que se consideren necesarios para la mejorejecución del trabajo.

Por otra parte, entenderemos por procedimiento la sucesión cronológica o secuencial deactividades concatenadas, que precisan de manera sistemática la forma de realizar unafunción o un aspecto de ella.

Aspectos:

1. Delimitación del procedimiento: cual es el procedimiento, donde inicia y donde termina.

2. Recolección de la información: técnicas para recolectar la información tales como entrevista, investigación o documentación.

3. Análisis de la información y diseño del procedimiento: que se hace, quien lo hace, como se hace, cuando se hace y donde se hace.

4. Análisis del procedimiento: proceso del manual: eliminar, combinar, cambiar, mejorar o mantener.

Elementos del Manual de Procedimientos:

1. Identificación: logotipo, nombre del área, sigla de la unidad administrativa, titulo del manual de procedimiento y fecha de elaboración y actualización.
2. Índice: tabla de contenido.

3. Introducción: descripción del procedimiento.
4. Objetivo: completo, claro y se debe especificar que se hace y para que se hace.
5. Desarrollo del procedimiento: procedimiento, alcance, responsabilidades y glosarios.


El “Manual de Procedimientos” es, por tanto, un instrumento de apoyo administrativo, queagrupa procedimientos precisos con un objetivo común, que describe en su secuencia lógicalas distintas actividades de que se compone cada uno de los procedimientos que lo integran,señalando generalmente quién, cómo, dónde, cuándo y para qué han de realizarse.

Es conveniente que los manuales de procedimientos sean elaborados con la participación de las unidades administrativas que tienen la responsabilidad de realizar las actividades y queademás cuenten previamente con su manual de organización actualizado conforme al reglamento interior
Terminado el manual de procedimientos, deberá contarse el número de páginas que lo integran, incluyendo descripciones, formas, guías de llenado y la información documentalnecesaria, y numerar cada página.

MANUAL DE FUNCIONES

Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el período, los problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes como los manuales deberán ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión.

Usos del Manual de Funciones:


Herramienta técnica y procedimental necesaria para la administración del talento humano vinculado a cada uno de los cargos por grupos ocupacionales.
Contiene en forma ordenada y sistemática información sobre los aspectos organizacionales necesarios para la ejecución del trabajo, se establecen las funciones y requisitos del cargo que conforman la planta global del personal.

Objetivos:

* Cumplimiento de los preceptos institucionales, legales y reglamentarios sobre la necesidad de establecer funciones para los cargos que desempeñen las personas.

* Establecer de manera clara la razón de ser de cada empleo y determina sus funciones, responsabilidades requisitos y capacitación.

* Servir de insumo para la selección del personal en la entidad.

*El propósito fundamental del Manual de Organización y Funciones es servir como instrumento de guía y control al personal, para el mejor cumplimiento de las acciones específicas de las diversas áreas de trabajo y definir las responsabilidades del personal.

*El Manual de Organización y Funciones determina las funciones específicas, responsabilidades, autoridad y requisitos mínimos de los cargos dentro de la estructura orgánica de cada dependencia de la Municipalidad Distrital de El Tambo.

*El Manual de Organización y Funciones facilita el proceso de inducción de personal nuevo y el de adiestramiento y orientación del personal en servicio permitiéndoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del cargo a que han sido asignados.

PLANEACION POR ESCENARIOS

Uno de los retos más importantes de la administración en el final de siglo es la necesidad de trabajar en el presente y en el futuro de las empresas, al mismo tiempo.


Y trabajar con el futuro supone trabajar con dificultades. Al fin y al cabo el futuro no es lo que era antes. Ahora el futuro es cambiante, sorpresivo, turbulento, caprichoso. Existe un componente que hace aún más difícil la previsión del futuro: la incertidumbre.

Definicion de Escenario:
Es la escena o contexto que precisa las condiciones fuera de nuestro control en que es posible que se desarrolle mi plan. Describe los posibles resultados de mi acción si ello ocurre. El actor sólo puede elegir su plan y, cuando más, tienes alguna influencia sobre las condiciones del contexto en que se desarrollará.
En caso extremo, puede no tener influencia alguna sobre el contexto.

La Planeación de Escenarios en una metodología con rigor para imaginar y estudiar los futuros posibles de una empresa. Los escenarios son descripciones hipotéticas de lo que podría ser el futuro de la empresa.

Proceso de Planeacion por Escenarios

1. Desarrollar una comprensión común. Todos los integrantes del equipo deben comprender la metodología y su utilidad.
2. Definir el alcance: decida que mercados, grupos de clientes, tecnologías y tipos de competidores serán incluidos en el marco de tiempo que se explorará. Usted deberá explorar asuntos relacionados con la tecnología y los cambios que ésta está provocando; la facilidad con la que los competidores pueden irrumpir en nuestros mercados; la agresividad de los competidores actuales y previsibles; la salud financiera actual y futura de la empresa.

3. Identificar las principales tendencias: comience por elaborar una lista de tendencia que ya están actuando en la industria y que tienen el potencial de volcar el estatus quo. Estas pueden ser políticas, económicas, sociales, tecnológicas, legales, o propias de la industria.

4. Identificar las incertidumbres claves: Algunos eventos y resultados no se pueden predecir. Puede aparecer una tecnología nueva e inesperada; un gran cambio político puede traer como consecuencia la aprobación de una ley completamente inesperada; puede ocurrir un desastre natural, hay que hacer una lista de los eventos inciertos y sus consecuencias.
5. Un escenario es una historia que describe en detalle una manera en que puede desarrollarse el futuro. El propósito principal de la primera "ronda" de escenarios no es producir unos escenarios que predigan acertadamente el futuro, si no más bien alcanzar una comprensión más profunda de las fuerzas que actúan en su sector.Un escenario podría enfocarse en una continuación sin sorpresas del presente; otro podría incluir todos los peores eventos que podrían ocurrir; y un tercero podría imaginar un futuro en que todo resultara de maravilla.

6. Iniciar el aprendizaje Institucional, muestre la primera ronda de escenarios al mayor numero de personas. Investigue con sus colaboradores como podrían responder a cada uno de estos posibles mundos. Al considerar estos escenarios, los gerentes se verán obligados a cuestionarse sus propio modelo de la realidad, y a cambiarlo si fueran necesarios.

7. Construir los escenarios finales; después de escuchar los punto de vista de los demás se debe crear el conjunto final de escenarios para ser usados por los ejecutivos en su toma de decisiones. Los equipos deben considerar los retos estratégicos que presenta cada escenario e identificar las competencias centrales que se necesitarán para triunfar en este mundo.

8. Tomar una decisión; después de que se presenten los escenarios finales se debe decidir un curso de acción. La empresa puede ya sea apostar al futuro a un escenario o permanecer lo suficientemente flexible para aprovechar múltiples escenarios.

PLANEACION

La planeación es una herramienta fundamental que la organizaciones implementan para tener claro sus objetivos y metas propuestas e igualmente para que cada uno de sus miembros este apropiado de la razón de ser y de la visión que esta plantea para poder obtener los resultados esperados.


La Importancia de la Planeación

Sin planes, los administradores no pueden saber cómo organizar a la gente y los recursos. Sin un plan los administradores y sus seguidores tienen muy pocas probabilidades de lograr sus metas o de saber cuándo y dónde se están desviando de su camino.

El control se convierte en un ejercicio útil. Con frecuencia, los planes erróneos afectan la salud de toda la organización.

La Importancia de las Metas

Para que nuestra vision y mision institucional se hagan realidad, necesitamos establecer metas específicas, medibles y con fechas realistamente alcanzables. Las metas son importantes por lo menos por cuatro razones.

1 Las metas proporcionan un sentido de dirección
2 Las metas permiten enfocar nuestros esfuerzos
3 Las metas guían nuestros planes y decisiones
4 Las metas nos ayudan a evaluar nuestro progreso
Una meta claramente establecida, medible y con una fecha específica fácilmente se convierte en un estándar de desempeño que permite a los individuos, al igual que a los administradores, evaluar sus progresos, asegura que la acción que se emprende corresponda a las metas y planes creados para alcanzarlas.

Etapas de la planeación

Propósitos: Proporcionan pautas para el diseño de un plan estratégico, se expresan genéricamente y se determinan en función reservada a los altos funcionarios de la empresa, no indican limitante de duración a futuro.
Premisas: Son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso en que va a desarrollarse el plan.
Estrategia: Curso de acción general o alternativa que muestra la dirección y empleo general de recursos y esfuerzos para lograr objetivos en condiciones ventajosas.
Políticas: Guía para orientar la acción; criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones.
Programas: Esquema donde se establecen la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución
Procedimientos: Establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.
Objetivos: Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.
Presupuesto: Plan de fases de actividad de la empresa en términos económicos, junto con la comprobación subsecuente de realización de dicho plan.

Proceso de Planeacion

1. Evaluación de los factores internos y externos.
2. Establecimiento de objetivos.
3. Consideración de la previsión para planificar
4. Identificación de alternativas (cursos de acción)
5. Evaluar las opciones en razón de los objetivos buscados.
6. Selección de una alternativa
7. Formulación de planes de apoyo
8. Determinar y cuantificar los planes los programas a desarrollar
9. Expresar los planes en términos numéricos

Principios de la Planeacion

1.Precisión: permite hacer la mayor precisión con el fin de alcanzar los objetivos propuestos de la organización.
2.Flexibilidad: permite a las organizaciones adaptarse a los constantes cambios de la misma.
3.Unidad: los procesos deben ir de la mano; integrados de manera que se constituya un solo plan.
TIPOS DE PLANEACION
La Planeación Estratégica:
Es comprensiva, a largo plazo y relativamente general. Los planes estratégicos se centran en temas amplios y duraderos que aseguran la efectividad de la empresa y su supervivencia durante muchos años.
El plan estratégico establece típicamente la finalidad de la organización y puede describir un conjunto de metas y objetivos para llevar adelante a la empresa hacia el futuro.
La planificación táctica:
Se ubica en el enlace que puede establecerse entre los procesos
De la planificación estratégica y de la planificación operativa. Es más limitada, específica . La táctica se refiere más a asuntos relativos a la
eficiencia que a la eficacia.

Consiste en formular planes a corto plazo que pongan de relieve las operaciones actuales de las diversas partes de la organización.
El corto plazo se define como un período que se extiende sólo a un año o menos hacia el futuro.

Los administradores usan la planeación táctica para describir lo que las diversas partes de la organización deben hacer para que la empresa tenga éxito en algún momento dentro de un año o manos hacia el futuro.
Planeación Operativa
Los objetivos, premisas y estrategias de una empresa determinan la búsqueda y la selección del producto o servicio. Después de seleccionar el producto final se determinan las especificaciones y se considera la posibilidad tecnológica de producirlo. El diseño de un sistema de operaciones requiere de decisiones relacionadas con la ubicación de las instalaciones, el proceso a utilizar, la cantidad a producir y la calidad del producto.

Los sistemas de administración de las operaciones muestran los insumos, el proceso de transformación, los productos y el sistema de retroalimentación.

Se rige de acuerdo a los lineamientos establecidos por la planeación táctica y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más detalladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa, por lo general, determinan las actividades que debe de desarrollar el elemento humano, los planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de actividad.

MODELOS GERENCIALES

Los modelos gerenciales ayudan a que las empresas puedan llevar una coordinación, control y dirección de la organización en cuanto a la tecnología, personal y procesos que se llevan a cabo para que estas sean mas productivas y se obtengan los resultados esperados.

A continuación se presentaran los tipos de modelos gerenciales con una pequeña descripción de estos:




MEJORAMIENTO CONTINUO

Es un proceso que describe muy bien lo que es la esencia de la calidad y refleja lo que las empresas necesitan hacer si quieren ser competitivas a lo largo del tiempo.
importancia


La importancia de esta técnica gerencial radica en que con su aplicación se puede contribuir a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la organización.

Implementacion

  • Se debe involucrar desde un comienzo a la alta dirección en su aplicación
  • Debe implantar el concepto kaizen como una estrategia corporativa
  • Planeamiento estratégico que se inicia con el clásico análisis DOFA o FODA
  • Identifica de manera clara el rumbo de la empresa.
Ventajas

  • Concentra el esfuerzo en ámbitos organizativos y de procedimientos puntuales.
  • Consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles
  • Incrementa la productividad y dirige a la organización hacia la competitividad, lo cual es de vital importancia para las actuales organizaciones

  • Contribuye a la adaptación de los procesos a los avances tecnológicos.
  • Permite eliminar procesos repetitivos

    Desventajas
  • Cuando el mejoramiento se concentra en un área específica de la organización, se pierde la perspectiva de la interdependencia que existe entre todos
  • Requiere de un cambio en toda la organización, ya que para obtener el éxito es necesaria la participación de todos los integrantes de la organización
  • Mejoramiento Continuo se hace un proceso muy largo.
  • Hay que hacer inversiones importantes.

    Pasos

    1: Seleccion de los problemas (oportunidades de mejora)

    2:Cuantificacion y subdivision del problema u oportunidad de mejora seleccionada
    3: Analisis de causas raices especificas
    4: Establecimiento del nivel de desempeño exigido (metas)
    5: Diseño y programacion de soluciones
    6: Implantacion de soluciones
    7:Establecimiento de acciones de garantia


SERVUCCION

Proceso de elaboración de un servicio, es decir, toda la organización de los elementos físicos y humanos en la relación cliente-empresa, necesaria para la realización de la prestación de un servicio y cuyas características han sido determinadas desde la idea concebida, hasta la obtención del resultado como tal (el servicio).

Implementacion

* Desarrollar metodologías que permitan cubrir necesidades.
* La financiación de los bienes de consumo
* Promociones de retirada de stockage o de cambio de modelo.
* Acotación de ese servicio
* Servicio gratuito y servicio de pago
* Inmobiliaria y construcción
* Factor diferenciador
* Fórmulas de financiación

Elementos

El cliente: el consumidor está implicado en la fabricación del servicio.
El soporte físico: se trata del soporte material necesario para la
producción del servicio.

El personal de contacto (P.C.C.): son las personas empleadas por la
empresa que están en contacto directo con los clientes.
El servicio: Es el resultado de la interacción de los tres elementos de base que son el cliente, el soporte físico y el personal de contacto.

Tropiezos

* La implementación inadecuada de los cuatro elementos de la servucción (cliente, soporte físico, personal en contacto, servicio).
* La existencia de una mentalidad empobrecida por parte de los administradores.
* La falta de capacitación al personal de contacto directo con el cliente.

Beneficios

•Crecimiento de la organización.
•La organización logra posicionamiento en el mercado.
•Mejora la imagen del producto.
•Abre nuevos mercados.
•Genera enfoque tecnológico a la organización.


EMPOWERMENT

Es un proceso estratégico que busca una relación de socios entre la organización y su gente, aumentar la confianza responsabilidad autoridad y compromiso para servir mejor al cliente.

Es donde los beneficios óptimos de la tecnología de la información son alcanzados, los miembros, equipos de trabajo y la organización, tendrán completo acceso y uso de información crítica, poseerán la tecnología, habilidades, responsabilidad, y autoridad para utilizar la información y llevar a cabo el negocio de la organización.

Significa crear un ambiente en el cual los empleados de todos los niveles sientan que ellos tienen una real influencia sobre los estándares de calidad, servicio, y eficiencia del negocio dentro de sus áreas de responsabilidad.

Beneficios

* Aumentar la confianza de los integrantes de la empresa.

* Aumentar la responsabilidad, autoridad y compromiso en la satisfacción del cliente.
* Aumenta la creatividad.
* Los miembros tienen facultad para evaluar y mejorar la calidad del desempeño y el proceso de información.
* Se proporcionan ideas para la estrategia del negocio.
* Mejoran la confianza, la comunicacion y las relaciones.
* Incrementa el entusiasmo y una actitud positiva.
* Promueve la innovación.
* El personal se siente responsable no solamente por su tarea, sino también por hacer que la organización funcione mejor.
*La información es procesada y manejada por todos los miembros del equipo de trabajo.
*El líder es democrático, crea las condiciones para el conocimiento

Tropiezos

* Inercia: dificultad en decidirse a empezar.
*Dudas personales: creer que usted no es capaz, ni puede crear en su lugar de trabajo.
*Ira: echarle la culpa a los demás por tener que pasar por todo esto.
*Caos: se ven tantas formas de llegar al final que uno se pierde en el camino.

*Aunque algunas compañías buscan facultar a su personal a través del empowerment, generalmente fracasan sin lograr los resultados deseados.

*no se le pone la atención debida

*no se muestra de manera concreta

Implementacion

*Hacer disponible la información y compartir los conocimientos.

*Coloque la información delicada de compañía al alcance de todos

*Autonomía y determinación de riesgos: hay que establecer reglas y guías

*Crear equipos de trabajo: cultivar un estilo participativo



REINGENIERIA



Reingeniería significa volver a empezar arrancando de nuevo; reingeniería no es hacer más con menos, es con menos dar más al maximo de rendimiento.

Es rediseñar los procesos de manera que estos no estén fragmentados.

"reingeniería es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y actuales de rendimiento

No busca una mejora en la eficiencia de las operaciones de corto plazo sino la estructuración de procesos que aseguren la sustentabilidad de la empresa en el tiempo

Beneficios

*equilibrar capacidades con empresas que las aventajan

*obtener o ampliar tales ventajas
*la reingeniería permite una respuesta rápida y efectiva.
*Formaliza la normativa aplicable a la tramitación.

*Ofrece máxima institucionalidad
*Establece un banco único de información.
*Contempla sólo actividades que agregan valor al proceso.
*Establece congruencia entre procesos y normatividad.


Tropiezos

*Tratar de corregir un proceso en vez de cambiarlo.
*Abandonar esfuerzo antes de tiempo.
*Limitar de antemano la definición del problema y el alcance del esfuerzo de reingeniería.
*Confiarle el liderazgo a una persona que no entiende reingeniería. *Escatimar los recursos destinados a la reingeniería.
*Disipar la energía en un gran número de proyectos.
*No distinguir la reingeniería de otros programas de mejora.
*Concentrarse exclusivamente en diseño.
*Dar marcha atrás cuando se encuentra resistencia.


JUSTO A TIEMPO

"Es una filosofía industrial, que considera la reducción o eliminación de todo lo que implique desperdicio en las actividades de compras, fabricación, distribución y apoyo a la fabricación (actividades de oficina) en un negocio"

El desperdicio se concibe como "todo aquello que sea distinto de los recursos mínimos absolutos de materiales, máquinas y mano de obra necesarios para agregar valor al producto".

Justo a tiempo implica producir sólo exactamente lo necesario para cumplir las metas pedidas por el cliente, es decir producir el mínimo número de unidades en las menores cantidades posibles y en el último momento posible, eliminando la necesidad de almacenaje, ya que las existencias mínimas y suficientes llegan justo a tiempo para reponer las que acaban de utilizarse y la eliminación de el inventario de producto terminado.

Elementos de la filosofía JAT

*La filosofía JAT en sí mismab.

* Calidad en la fuente

*Carga fabril uniforme

*Las operaciones coincidentes

*Tiempo mínimo de alistamiento de máquinas

*Sistema de control conocido como sistema de halar o kamban.


Beneficios

*Reduce el tiempo de producción y aumenta la productividad

*Reduce el costo de calidad, los precios de material comprado e inventarios

*Reducción de espacios, de trayectoria del producto entre el fabricante, el almacén y el cliente

*Se puede aplicar a cualquier tipo de empresa que reciba o despache mercancías

*Se basa en el principio de que el nivel idóneo de inventario es el mínimo que sea viable


BENCHMARKING


El benchmark es una técnica utilizada para medir el rendimiento de un sistema o componente de un sistema, frecuentemente en comparación con el cual se refiere específicamente a la acción de ejecutar un benchmark. La palabra benchmark es un anglicismo traducible al castellano como comparativa.

Benchmarking es la búsqueda de las mejores prácticas de la industria que conducen a un desempeño excelente.

Benchmarking es un proceso sistemático y continuo para comparar nuestra propia eficiencia en términos de productividad, calidad y prácticas con aquellas compañías y organizaciones que representan la excelencia.

Elementos

  • Calidad
  • Productividad
  • Tiempo

Ventajas

* Realiza comparaciones cruzadas entre los participantes y de cada uno de estos con la mejor práctica, se identifican dónde están las diferencias.

* Se puede acentuar estableciendo pequeños premios o reconocimientos a logros

*Permite en un corto espacio de tiempo establecer objetivos alcanzables y concretos

* Se evita la dispersión que supone no tener claro lo que se quiere hacer y facilita la credibilidad de los responsables en la consecución delos logros

* Promueve el trabajo en equipo

*Estimula la concentración al conseguir dirigir los esfuerzos hacia puntos concretos.



OUTSOURCING


Es el método mediante el cual las empresas desprenden alguna actividad, que no forme parte de sus habilidades principales, a un tercero especializado. Por habilidades principales o centrales se entiende todas aquellas actividades que forman el negocio central de la empresa y en las que se tienen ventajas competitivas con respecto a la competencia.

Ventajas

* Los costos de manufactura declinan y la inversión en planta y equipo se reduce.
* Permite a la empresa responder con rapidez a los cambios del entorno.
* Incremento en los puntos fuertes de la empresa.
*Permite disponer de servicios de información en forma rápida considerando la competencia
*Ayuda a enfrentar cambios en las condiciones de los negocios.

*Aumento de la flexibilidad de la organización y disminución de costos

Desvetajas

*Estancamiento en lo referente a la innovación por parte del suplidor externo.

*Pierde contacto con las nuevas tecnologías que ofrecen oportunidades para innovar los productos y procesos.

* El suplidor externo aprenda se convierta en competidor.

* El costo ahorrado con el uso de Outsourcing puede que no sea el esperado.

TEORIAS ADMINISTRATIVAS


TEORIA CLASICA

Henry Fayol


Formulada por el francés Henry Fayol la principal característica de esta teoría se enfoca en la división del trabajo se parte de un todo organizacional y de su estructura para garantizar eficiencia en todas las partes involucradas.

Henry Fayol define el hecho de administrar como planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar, estos los vemos reflejados y los encontramos en las organizaciones a la misma hora de realizar determinada función.

Principios:

División del trabajo: consiste en la especialización de las tareas

Autoridad y responsabilidad: la primera es el derecho de dar órdenes, la otra es una consecuencia natural de la primera. Ambas deben estar equilibradas.

Disciplina: depende de la obediencia a los acuerdos establecidos.

Unidad de mando: cada empleado debe recibir órdenes de sólo un superior.

Unidad de dirección: una cabeza y un plan para cada grupo de actividades que tengan un mismo un mismo objetivo.

Remuneración del personal: debe haber una justa y garantizada retribución para los empleados y para la organización.

Centralización: se refiere a la concentración de la autoridad en la alta jerarquía de la organización.

Orden: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
Equidad: amabilidad y justicia para alcanzar la lealtad del personal.


TEORIA CIENTIFICA

Frederick Winslow Taylor
El nombre de esta teoría se debe al intento de aplicar lo métodos de la ciencia a los problemas de la administración, enfoque principal de esta teoría hace énfasis en las tareas, con el fin de alcanzar elevada eficiencia industrial.

Caracteristicas:
* Los empleados deben ser dispuestos científicamente en servicios o puestos de trabajo donde los materiales y las condiciones laborales sean seleccionados con criterios científicos, para que así las normas sean cumplidas.

* Salarios altos y bajos costos unitarios de producción.

* Aplicar métodos científicos al problema global, con el fin de formular-principios y establecer procesos estandarizados.

* Los empleados deben ser entrenados científicamente para perfeccionar sus aptitudes.

* Debe cultivarse una atmósfera cordial de cooperación entre la gerencia y los trabajadores.

* La racionalización del trabajo productivo debería estar acompañada por una estructura general de la empresa que hiciese coherente la aplicación de sus principios.

Principios:
1. principio de planeamiento
2. Principio de la preparación / planeación
3. Principio del control
4. Principio de la ejecución





TEORIA DE LA BUROCRACIA

Max Weber


En su investigación, Weber, analizó distintas formas de autoridad, las que clasifico en:

Tipos de autoridad: autoridad legal, autoridad tradicional y autoridad carismática.
La forma tradicional de autoridad de las organizaciones descansaba más en la persona que en el cargo. El concepto de tradición de Weber también puede verse en las culturas de las empresas en la actitud del «siempre lo hemos hecho así», lo que es una auto-justificación para resistirse al análisis crítico de los recién llegados.


Caracteristicas:

* Un sistema de reglas y procedimientos que regulan el trabajo.
* Las reglas y procedimientos cumplen diversos fines:
* Estandarizar operaciones y decisiones.
* Facilitar la igualdad de tratamiento.
* La selección y promoción del personal son fundamentales en la formación técnica y en el rendimiento.
* Sistemática especialización del trabajo y especificación de responsabilidades.
* Existencia del principio de jerarquía, de acuerdo con el cual cada puesto de trabajo es controlado por el superior.



TEORIA DE LA CONTINGENCIA


Jay W. Lorsh - Paul Lawrence

La contingencia centra su foco de atención en el ambiente externo de la empresa, dando prioridad a lo que ocurre fuera de la organización antes de indagar en los elementos internos de la estructura organizacional.


Dicho enfoque busca un equilibrio entre ambos contextos, donde la organización busca obtener el mayor beneficio de sus circunstancias ambientales para garantizar su éxito como empresa.

Los factores externos pueden dividirse, en condiciones generales e influencias específicas. Las primeras constituyen aspectos como las variables tecnológicas, económicas, legales y políticas, mientras que los segundos están compuestos por aspectos que afectan particularmente a dicha organización, tales como otras organizaciones o individuos claves.

Dos de los elementos más importantes que componen las condiciones generales son la tecnología y el ambiente cuyo intercambio con los factores internos de la organización hace que esta adopte ciertas formas de estructura y comportamiento para su adaptación al medio externo.




TEORIA DE LAS RELACIONES HUMANAS

Elthon Mayo

Elthon Mayo creador de la teoría de las relaciones humanas, también conocida como escuela humanística de la administración.

Presenta un nuevo enfoque de la Escuela de las Relaciones humanas con la cual mantiene relación tanto en conceptos como en valores; sin embargo, la filosofía humana conductista señala una perspectiva más amplia sobre la importancia del elemento humano dentro de todos los organismos sociales

Tiene sus orígenes en los Estados Unidos donde se cree que nace, es un movimiento netamente norteamericano su objetivo se basaba en democratizar y concientizar, humanizar los conceptos según ellos rígidos de la administración adecuándolos a sus patrones en conductas adoptadas por el pueblo norteamericano, malas costumbres y hábitos de trabajo.

Con la llegada de la teoría de las relaciones humanas surge un nuevo lenguaje dominante al repertorio administrativo que está enfocado hacia la motivación, liderazgo, comunicación, organización informal, dinámica de grupos, etc.

TEORIA DE LA MOTIVACION

Abraham Maslow - Douglas McGregor - Frederick Herzberg


Realmente estas teorías son relativamente nuevas ya que no es hasta la segunda mitad del siglo XX que se profundiza verdaderamente en este aspecto, no obstante aún continúan las investigaciones sobre el tema.

Algunos autores clasifican estas teorías como:

* Teorías de contenido (satisfacción). Estas teorías son las que estudian y consideran los aspectos (tales como sus necesidades, sus aspiraciones y el nivel de satisfacción de éstas) que pueden motivar a las personas.

* Teorías de proceso. Son las que estudian o tienen en cuenta el proceso de pensamiento por el cual la persona se motiva.
Entre las teorías de contenido podemos citar las siguientes:

Teoría de la Pirámide de las Necesidades. ( De Abraham Maslow)
Teoría “X” y Teoría “Y” (De Douglas Mc. Gregor)
Teoría de la Motivación – Higiene (De Frederick Herzberg)


Necesidades Segun Abraham Maslow

La jerarquía de necesidades de Maslow se describe a menudo como una pirámide que consta de 5 niveles: Los cuatro primeros niveles pueden ser agrupados como necesidades de déficit (deficit needs); el nivel superior se le denomina necesidad del ser (being needs). «La diferencia estriba en que mientras las necesidades de déficit pueden ser satisfechas, las necesidades del ser son una fuerza impelente continua».

La idea básica de esta jerarquía es que las necesidades más altas ocupan nuestra atención sólo una vez que se han satisfecho necesidades inferiores en la pirámide. Las fuerzas de crecimiento dan lugar a un movimiento hacia arriba en la jerarquía, mientras que las fuerzas regresivas empujan las necesidades prepotentes hacia abajo en la jerarquía. En términos de economía se usaba mucho este método de jerarquización, hasta que se simplificó en una sola "felicidad". Según la pirámide de Maslow dispondríamos de:

Necesidades fisiológicas básicas

Son necesidades fisiológicas básicas para mantener la homeostasis (referido a la salud del individuo), dentro de estas se incluyen: respirar, beber agua, comer, dormir, eliminar desechos.

Necesidades de seguridad

Surgen de la necesidad de que la persona se sienta segura y protegida. Dentro de ellas se encuentran: seguridad física, de empleo, de ingresos y recursos,

De pertenencia y afecto

Están relacionadas con el desarrollo afectivo del individuo, son las necesidades de asociación, participación y aceptación. En el grupo de trabajo, entre estas se encuentran: la amistad, el afecto y el amor. Se satisfacen mediante las funciones de servicios y prestaciones que incluyen actividades deportivas, culturales y recreativas. El hombre por naturaleza tiene la necesidad de relacionarse, de agruparse; en familia o con amigos o formalmente en las organizaciones.

Estima o reconocimiento

En ocaciones las empresas no toman muy enserio este punto ya que solo se enfocan en la remuneracion economica y se olvidan que las personas tambien tienen sentimientos, esto no solo afecta beneficamente al individuo sino a toda su familia.

Autorrealización

Son las más elevadas, se hallan en la cima de la jerarquía, a través de su satisfacción personal, encuentran un sentido a la vida mediante el desarrollo de su potencial en una actividad. Se llega a esta cuando todos los niveles anteriores han sido alcanzados y completados.

Características del Funcionamiento de la Teoría de Maslow

  • Solo las necesidades no satisfechas influyen en el comportamiento de las personas, aquella necesidad satisfecha no genera comportamiento alguno.
  • Las necesidades fisiológicas nacen con el hombre, el resto de las necesidades surgen con el transcurso del tiempo.
  • A medida que la persona logra controlar sus necesidades básicas aparecen gradualmente necesidades de orden superior.
  • No todos los individuos sienten necesidades de autorrealización debido a que ello es una conquista individual.
  • Las necesidades más elevadas no surgen en la medida en que las más bajas van siendo satisfechas.
  • Pueden ser concomitantes pero las básicas predominaran sobre las superiores.
  • las necesidades básicas requieren para su satisfacción un ciclo motivacional relativamente corto en contraposición a las necesidades superiores que requieren un ciclo más largo.

    Teoria "X" y "Y"

Teoría X

* El ser humano ordinario siente una repugnancia intrínseca hacia el trabajo y lo evitará siempre que pueda.

* Debido a esta tendencia humana al rehuir el trabajo la mayor parte de las personas tiene que ser obligadas a trabajar por la fuerza, controladas, dirigidas y amenazadas con castigos para que desarrollen el esfuerzo adecuado a la realización de los objetivos de la organización.

* El ser humano común prefiere que lo dirijan quiere soslayar responsabilidades, tiene relativamente poca ambición y desea más que nada su seguridad.


Teoría Y

* El desarrollo del esfuerzo físico y mental en el trabajo es tan natural como el juego o el descanso. Al ser humano común no le disgusta esencialmente trabajar.

* El control externo y la amenaza de castigo no son los únicos medios de encauzar el esfuerzo humano hacia los objetivos de la organización, el hombre debe dirigirse y controlarse a sí mismo en servicio de los objetivos a cuya realización se compromete.

* Se compromete a la realización de los objetivos de la empresa por las compensaciones asociadas con su logro.

* El ser humano ordinario se habitúa a buscar responsabilidades. La falta de ambición y la insistencia en la seguridad son, generalmente, consecuencias de la misma experiencia y no características esencialmente humanas.

* La capacidad de desarrollar en grado relativamente alto la imaginación, el ingenio y la capacidad creadora para resolver los problemas de la organización, es característica de grandes sectores de la población.

* En las condiciones actuales de la vida industrial las potencialidades intelectuales del ser humano están siendo utilizadas sólo en parte.


Factores de Herberg

Frederick Herzberg; formuló la teoría de los dos factores para explicar mejor el comportamiento de las personas en el trabajo y plantea la existencia de dos factores que orientan el comportamiento de las personas.

Factores higiénicos o factores extrínsecos

es el ambiente que rodea a las personas y como desempeñar su trabajo. Estos están fuera del control de las personas.

Principales factores higiénicos:

  • salario
  • los beneficios sociale
  • tipo de dirección o supervisión
  • las condiciones físicas y ambientales de trabajo
  • las políticas físicas de la empresa, reglamentos internos, etc.

Según la investigación cuando los factores higiénicos son óptimos evitan la insatisfacción de los empleados, y cuando los factores higiénicos son pésimos provocan insatisfacción.

Factores motivacionales o factores intrínsecos

estos factores están bajo el control del individuo ya que se relaciona con lo que él hace y desempeña, involucran sentimientos relacionados con el crecimiento individual, el reconocimiento profesional y las necesidades de autorrealización que desempeña en su trabajo.

Los factores motivacionales sobre el comportamiento de las personas es mucho más profundo y estable cuando son óptimos.
Por el hecho de estar ligados a la satisfacción del individuo Herzberg los llama factores de satisfacción.

Factores de Satisfaccion e Insatisfaccion

-La satisfacción en el cargo es función del contenido o de las actividades retadoras y estimulantes del cargo que la persona desempeña: son factores motivacionales o de satisfacción.
-La insatisfacción en el cargo es función del contexto, es decir, del ambiente de trabajo, del salario, de los beneficios recibidos, de la supervisión, de los compañeros y del contexto general que rodea el cargo ocupado: son los factores higiénicos o de satisfacción.
Para proporcionar motivación en el trabajo, Herzberg propone el “enriquecimiento de tareas”, también llamado “enriquecimiento del cargo”, el cual consiste en la sustitución de las tareas más simples y elementales del cargo por tareas más complejas, que ofrezcan condiciones de desafío y satisfacción personal, para así con el empleado continúe con su crecimiento personal.


TEORIA DE LOS SISTEMAS

Ludwig von Bertalanffy


La TGS no busca solucionar problemas o intentar soluciones prácticas, pero sí producir teorías y formulaciones conceptuales que pueden crear condiciones de aplicación en la realidad empírica.

Premisas:

* Los sistemas existen dentro de sistemas: cada sistema existe dentro de otro más grande.

* Los sistemas son abiertos: es consecuencia del anterior.

* Cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en los contiguos.

* Los sistemas abiertos se caracterizan por un proceso de cambio infinito con su entorno, que son los otros sistemas.

* Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra, esto es, pierde sus fuentes de energía.


El interés de la TGS, son las características y parámetros que establece para todos los sistemas. Aplicada a la administración la TS, la empresa se ve como una estructura que se reproduce y se visualiza a través de un sistema de toma de decisiones, tanto individual como colectivamente.

 
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